【サイボウズliveの次の選択】「LINE WORKS」をちっちゃいチームのリーダーが導入してみた

サイボウズliveが終了するというのは中々の衝撃でした。サイボウズliveって何?という方以下のエントリーをぜひ。

【サイボウズLive終了】NPO的衝撃事件から無料で使える代替サービスを考える
サイボウズ社の「サイボウズLive」は無料で高機能だったので、NPOに限らず多くの企業でも活用している所があったと思います。サービス...

次のサービスはどうしよう、あーでもないこーでもない、とスタッフと考えながら結局LINE WORKSにしてみましたので導入レビュー。

どんなグループウェアが必要なの?

まず前提としてサイボウズliveがそのまま続くなら最強だなとやはり思っています。無料であれだけの機能を提供してくれていたすごさを改めて強調しておきます。

しかし、残念ながらサイボウズliveは終了してしまいます。それならば年度替わり、このタイミングで検討していこうと思いました。

移行に向けて検討したのは、①わたしたちは何のツールを求めているのか。②わたしたちが利用しやすい環境とはどのような環境なのか、の2点の整理です。

わたしたちは何のツールを求めているのか

スタッフと整理しながら、これが必須!となった私たちの機能は以下のような感じ。

1ホーム画面

まずアクセスして最初に開いた時に、ある程度更新されたものが見れたり可視化できると効率的です。

サイボウズliveだとこんな感じのホーム画面が表示されます。

ここから、カレンダーや新着一覧にアクセスでき、自分宛てのメッセージやチャットもここから見れます。社内グループウェアとしてはこれがほしいという声多数。

ホーム画面にすべて集約されていて、必要なものはこのページを開けばある!という機能は、必ずしもWEBに明るいスタッフばかりではない中で、重要だと考えました。

2カレンダー

組織全体の事業や行事、このルーティン業務の可視化という意味でカレンダーが表示されてほしいですね。スタッフ個々人はgoogleカレンダーがあればいいというのも考えましたが、ホーム画面と連動していてくれたらいいなと。最優先ではないけど。

3掲示板

やはり地味に掲示板機能があると便利です。

わたしたちはシフト制で仕事をしているので、シフトが重ならないスタッフはコミュニケーションが不足しがちです。

引き継ぎも大事ではありますが、「そういえば〜」と思いついた時にすぐできる環境が大事です。

「誰に伝えればいいか考えて、●●さんを探して、伝えることを整理して、文字を書いて送る」という手順が、「とりあえず掲示板に書いておくから見て」という段取りにカットできるので、シンプルです。

「手がかかるから後でやろう」でチャンスが逃げ、トラブルが起こります。

わたしたちが利用しやすい環境とはどのような環境なのか

スタッフ構成は学生7割、お姉さんとお兄さん(誤解を恐れず言うとおばちゃんとおじさん)が3割です。

地域の方は「学生はWEBに強い」と思っていて「ホームページとか作れないの?」と言ったりしますが、学生は大人が思うWEBにはめっちゃ弱いです。

彼らはスマホ前提で、友達とLINEができてアプリでゲームができればおおよそOKで、あとはこれいいよ!って教えあえるアプリを入れている。要はコミュニケーション上必要なWEB知識を持っている。

さらに最近スマホを持ちましたという高い年齢層でも使いやすい事が大事だと思っています。どんなよいサービスも使えなければ意味がない…

①スマホで使うことができて、連絡が来ても返信が簡単で慣れている。他のスタッフとコミュニケーションがとりやすいけど、FacebookやLINEなど、スタッフがプライベートで使っているものは侵さない。

②外でも業務マニュアルが見れて、学生たちは通信量が少ない契約をしていたりするし、ブーブー通知が来ると「ウザい」となって、そもそも通知が来てもアプリを開かなくなるから通知の設定がこちらでできる。

③いくつもアプリを入れさせず、自分から情報を取りに行くときはひとつのアプリにアクセスすればおおよそ把握できる。パソコンでもアクセスできる

そんな環境が理想だと考えました。

検討したサービス

【サイボウズLive終了】NPO的衝撃事件から無料で使える代替サービスを考える
サイボウズ社の「サイボウズLive」は無料で高機能だったので、NPOに限らず多くの企業でも活用している所があったと思います。サービス...

最初に検討したのはいろいろな無料のサービスを組み合わせる方法でした。

前回の記事でも書いたいろいろなサービスを、プロジェクトごとのやりとりは ChatWork を使って、スケジュール共有は Googleカレンダー を。Google Drive か Dropbox でファイル共有をして必要に応じてFacebookメッセンジャーを使う・・・

とここまで考えたところで「あ、これ絶対みんな使わんくなるわ」と思い断念。また、これらを束ねるホーム画面をうまく思いつかなかったのです。

次に考えたのは同じく無料のグループウェアですが、これは気持ちのレベルで導入したい!というのがスタッフとの議論でもでてこず。最初にためしに使ってみたのがサイボウズliveに比べてなぜかすごく遅かった。

この印象を引きずっていたんかなと今は思います。

思い切って有料のサービスを検討しました。

サイボウズOffice



外出先からのスケジュール管理など情報共有がカンタン、安心。しかも無料でお試しいただけます。★現在サイボウズ Office パッケージ版ご利用の方へ:クラウド版への無料移行ツールをご用意しました。クラウドのレスポンスの速さをお試しください。

価格 500円〜/月(1ユーザー)/ パッケージ版 63800円(10ユーザー)

最初に検討したのはやはりサイボウズOffice。今サイボウズliveでみんな使っているので、インターフェイスに慣れがあるのではということ。必要な機能は当然すべて備わっています。

もうひとつはLINE WORKS

ワークスモバイルジャパンは、ビジネス版LINEの「LINE WORKS」がサービス開始から1年で、有料の契約企業数は約1万社(グローバル合算)となり、前年比で7.8倍に成長したことを明らかにした。顧客...

こちらの記事にもあるように、サービス開始から1年で有料の契約企業数は約1万社(グローバル合算)となり、前年比で7.8倍に成長しているそう。

しかも顧客全体に占める中小企業の割合が87%、地方企業が55%と規模の大きくない組織にじわじわと広がってきています。

こちらの機能とプランはこんな感じ。

お金を払うと決めた段階から、必要な機能はほぼどこのサービスでも完備いしています。払うならそんなに悩む必要なかったんやな。時間がもったいない…

私たちはDriveはDropboxを使っているのと、メールはすでにあるので、ライトプランで充分ではないかと判断しました。

メールとDriveはホームページをもっているので、サーバーの関係ですでに持っているという方も多いのではないかと思います。

検討した範囲では、この2つを削って300円というのは、小さいチームにとって中々いい価格設定でグッときました。

LINE WORKSのある環境

トーク機能はいわずもがな

もともとLINEがヒットした基本機能トークの便利さは言わずもがな。おなじみのスタンプも利用可能です。

この機能でプロジェクトチームごとグループでコミュニケーションをとってもらいます。

掲示板機能は既読確認ができてすばらしい

掲示板機能は業務上の通達や、全体へのお知らせ、1対全員の連絡などの情報共有に活用していきます。

サイボウズliveのときは『掲示板は見たら「いいね!」を押してね方式』でしたが、LINEWORKSの掲示板では既読が確認できますので、精神衛生上よろしいです。

地味に便利なアンケート機能

日程調整などは「調整さん」など、他のツールを使ってきましたが、LINEWORKSには便利なアンケート機能があります。

わたしたちのような少人数のチームでは飲み会の日程調整などに威力を発揮していきますが、それなりに人数が多い企業などでは何かと便利な機能だと思います。

スマホで使われることを前提としている

これらの機能が、何か新しいものを用意することなく、各スタッフの今使っているスマホでちゃんと機能するということ。

また、スマホが得意でパソコンはあんまり…という若手でもLINEには慣れている。使う側にとって「入りやすいインターフェイス」というのは大きな利点です。

 4月に入り、新入社員を迎えた職場も少なくないだろう。今の新入社員世代は、幼い頃からIT機器に親しんでいることから“デジタルネイティブ”と呼ばれる。この言葉には、教えられずともIT機器やネットを自在に使いこなすイメージがある。もちろんそれは誤りではないが、「今どきの新入社員ならITスキルは十分なはず」と考えるのは早計だ...

また、シニアのスマホ利用やLINE利用も増加していく傾向にあります。

ソニー生命保険が「シニアの生活意識調査」の結果を公開しています。

LINEが使いたくてスマホに変えたというシニアのお話も聞くようになりました。

この意味でLINEがグループウェアを出してくることは実に理に適っています。

ダメだったらまた考えよう

まずはいったん導入してみましたというレポート。

この手のサービスを考えておられる方には、書籍を紹介せずともWEBから検索して調べていかれるとは思いますが、一応ノウハウ本のご紹介しておきます。

LINE WORKSの導入を検討されている方へ

1点だけ使っていて意外だったのは、これだけスマホライクでアプリっぽいインターフェイスだったのに、管理者のページは昔サイボウズ8を別のチームで使っていた時の「詳しい人が使う感」が出ています。

簡単な雰囲気をイメージして導入すると管理担当者は戸惑うかもしれません。

とは言え、スタッフが快適に使えれば問題ないので、スタッフの使用感を見ながら、うまくいっていない部分があればまた違うサービスを考えていこうと思っています。

予め考えた要素や、欲しい環境については、今の所充分に適っていると思うので、実践有るのみ。また数ヶ月後の利用レポートをしたいと思います。

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