【サイボウズLive終了】NPO的衝撃事件から無料で使える代替サービスを考える

サイボウズ社の「サイボウズLive」は無料で高機能だったので、NPOに限らず多くの企業でも活用している所があったと思います。サービス終了は2019年4月15日ですが、乗り換えを考えていく必要があります。

サイボウズLiveって?

サイボウズLiveは2010年10月にサービスを開始し、登録ユーザーは200万人を超えるグループウェアです。

グループチャット機能や掲示板機能、ファイル共有ができるストレージ、カレンダーによるスケジュール共有、電話メモ機能、それらを集約するホーム画面がついています。しかもスマホのアプリに対応している。

これだけの高機能がひとつのプラットホームになっていて、わかりやすく一元化できる。しかもそれが無料で使える。

NPOなどでは使っている団体を本当によく聞くサービスでした。サイボウズ社自体も、NPO向けての講座やサービスを多数提供し、支援を行っています。

サイボウズLiveも、システムの老朽化など「抜本的な作り直しなど大きな投資が必要」という状況になり、有料サービスへさらに注力していくため、サービス終了ということだそうです。

これは本当に大事件です。

何を重視したツールに乗り換えるか

現実的に終了してしまうので、代替サービスを探さなければなりません。

サイボウズLiveは本当に多機能でしたが、どのようなツールを実際に使うのかをこの際に検討して、最適なツールに乗り換えたいものです。

メンバーや、一緒に使う方は必ずしもWEBルーツが得意とは限らないですよね。また今まで無料で使えたわけで「極力無料で使いたい」なんて事も考えながら選んると思います。

まずは機能から無料で使えるサービスを考えてみたいと思います。

組織内でチャットを使うことが多い

ChatWork(チャットワーク)

まわりではChatWorkに乗り換える団体が多いです。サイボウズliveに比べると、グループチャット機能に特化しています。しかもChatWorkもNPO支援プログラム提供していて、有料プランを無料で活用できます。

特に、タスク管理機能が充実していて、グループチャットでの投稿をそのままタスク化できる機能がありこれが便利!『仲間やパートナーとのやりとり→タスク化→リマインド』という工程をかなりスムーズに行えます。

カレンダー機能こそありませんが、全体のスケジュールの把握は別のツールを使えば、プロジェクト単位での活用を前提にかなりオススメです。

もちろんスマホアプリもあります。

ChatWorkに並んで人気なのがSlackというサービス。こちらを使っているという団体もちらほら聞きます。(おしゃれな団体さんが多い気がします…)こちらはヘルプページなどが英語なので今回は割愛。
Facebookメッセンジャーを仕事で使う方も多いと思います。最近は名刺交換をしたらすぐにFacebookで探してご挨拶していますが、メルマガの感覚で名刺交換をそのままで終わらせないのは大事だと思っています。しかし、Facebookはメッセージを見るためにタイムラインを開くと、友達のみなさんのステキな投稿が流れてきてしまうので、どうしても気をとられてしまう…という理由で、仕事のやりとりとしては切り離す派です。便利なんですけどね…

カレンダー・タスク管理を使うことが多い

Googleカレンダー

何だかんだgoogleカレンダーは便利です。特にメンバーに多少年配の方がいらっしゃったとしても、すでにアカウントを持っておられる方がけっこういます。

カレンダーのメンバー間での共有機能も便利です。メンバーがあまりにも多い場合はカレンダーがごちゃごちゃしてしまいますが、自分の予定を考える時にスケジュールを見たい方はそれほど多くない場合が多いのではないでしょうか。

そう思うとgoogleカレンダーのインターフェイスは見やすいです。

また、タスク機能はカレンダーと一緒になっている方がわたしは好みなので、タスク管理はgoogleカレンダーのTodo機能を使っています。

特にgoogle系のサービスのよいところは外部連携の豊富さです。スマホでアプリを通して使う場合、googleカレンダー純正アプリが気に入らなかったとしても、googleカレンダーと同期できるアプリがかなりあります。好みのアプリと高確率で連携できるのは安心感があります。

TimeTree

まわりでは学生団体がよく使っているTimeTree。カレンダー機能にチャットがついたようなイメージです。

予定を入れるとカレンダーを共有している人に通知がいきます。その予定ひとつずつにチャット機能がついていて、やりとりをすることができます。

同時に動くメンバーがそんなに多くなかったり、チャットを使うのはちょっとしたやりとりだけで、多くはメールで済ますという場合には向いているサービスです。チャット機能をTodoやタスク管理に使って、カレンダーと連携したやりとりができます。

しかし、チャットで仕事のやりとりをガッツリしたい!という場合にはちょっと向いていない印象。

TimeTreeの利点は複数のカレンダーをつくることができること。プロジェクト単位で細かくカレンダーをつくることができますので、ひとつのアプリで管理しきることができます。

やっぱりサイボウズに近いサービスがいい!

なんだかんだサイボウズのようなホーム画面があって、「出勤したらまずはそこを開けば何から何までできる」という機能は便利。そんな方々のためのサービスもいくつかあります。

R-GROUP

サイボウズLiveにあった機能はほぼすべて使えます。初期費用無料・月額費用無料、ユーザー登録数・容量無制限という太っ腹ぶり。

普通に考えれば乗り換え先の有力候補なのですが、実際に使ってみたところ、なぜか私の使用環境ではサクサク動かない。スタッフと一緒に使いながら「お、遅い…」となってしまってあえなく終了。何だったんだろう。

iQube

もうひとつ、10人以下なら無料で使えるiQube。こちらもほぼサイボウズliveと同じ機能を使えます。でもちょっとインターフェイスがWindowsXP時代を彷彿とさせるというか…スマホアプリもあってすばらしいサービスです。わたしはスタッフは10人以上なので候補外になってしまったのですが、機能的にはとてもよいと思いました。

有料でもNPOプランがあるものから選びたい

わたしたちは現在、NPO法人ではないので残念ながら活用できませんが、もしNPO法人や一般社団法人をとっておられる方が、法人格を最大限に活かすとすると、いくつかサービスが検討できます。

Google Apps for Nonprofits

Googleが非営利団体向けに行っているサービス。カレンダーやメール、ドライブでのファイル共有など、基本的な機能が揃っているgoogleのビジネスツール、G SUITE、youtube非営利プログラムなどを活用できます。

Office365

MicrosoftのOfficeソフトはかなりの方が使っていると思います。メール機能とドキュメントのオンライン編集機能やストレージを利用できます。

サイボウズNPOプログラム

冒頭でも紹介したサイボウズのNPO支援プログラム。サイボウズofficeなど、サイボウズ社が提供する有料サービスが50ユーザーまで年額1万円で活用できます。わたしはNPO法人に勤めていたときにはサイボウズOfficeを使っていましたが、使用感は当然サイボウズliveにかなり近いです。機能に違いがあるので、慎重に検討された方がいいと思いますが、有力な検討先だと思います。

やっぱりサイボウズliveはすごいサービスだった!

いかがでしたでしょうか。いざ代替サービスを!となった時には、サイボウズliveの代替として中々ぴったりなものが見つけられない事に気がつきます。

それだけ、このようなサービスを無料で提供してくれていたサイボウズがすごいという事。

特に、通常のグループウェアは社内のコミュニケーションを活発にすることを前提としているので、外部との共有というのがちょっと苦手だったのが普通でした。

しかしサイボウズliveは、アカウントを持っている方同士であれば、組んだグループに機能がついてくるため、自組織以外の方とグループを組み、プロジェクトを行うことが多いソーシャルなワーカーにはとても親和性の高いサービスだったと思います。

「やっぱり辞めるのやめた」とならないかなと思いながら、移行先を探っていきたいと思います。

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